Cementos Argos

Perfil de la Compañía

Argos es líder en la industria cementera colombiana con 51% de participación en el mercado, es el quinto productor de cemento en América Latina con inversiones en Panamá, Venezuela, Haití y República Dominicana, es el sexto productor de concreto en los Estados Unidos y además realiza exportaciones de cemento y clínker a 27 países.

Situación de Negocio

En Mayo de 2005, la organización Cementos Argos decide abrir un proceso para la tercerización del servicio de impresión, dado que internamente se estaba adelantando el proceso de fusión de las 8 empresas cementeras afiliadas (Cementos del Caribe, Cementos del Valle, Cementos Paz del Rio, Cementos Rio Claro, Colclinker, Tolcemento, Cementos El Cairo y Cementos Nare) con el objetivo de consolidar su participación en el mercado local y asegurar su crecimiento en el exterior. Por lo tanto a nivel de tecnología se tenía la prioridad de integrar los diversos ambientes tecnológicos y aplicaciones de negocio de las diferentes compañías, en un único ambiente centralizado bajo la plataforma Oracle Peoplesoft V.8.10, soportado por una infraestructura de red a nivel nacional que le permitiera a Argos el control total del negocio con información en línea y de fácil acceso para la consulta y utilización de parte de los diferentes procesos de negocio existentes en la nueva organización (Comerciales, Logísticos, Administrativos, Técnicos y Gerenciales).

Situación Tecnológica

Cementos Argos debido a la fusión de las compañías no contaba con una plataforma que soportara todas las funcionalidades de “Output Management” (Impresión, Digitalización, Fax y Copiado) además que con la fusión la nueva plataforma de negocios que se implementaría era ERP Oracle Peoplesoft, la cual utilizaría como estándar en los documentos de salida el formato PDF de Acrobat y la base instalada con que se contaba en ese momento no era la adecuada para estos requerimientos, ya que tenia por un lado una alta componente de equipos con tecnología matricial y por el otro existía un alto nivel de obsolescencia tecnológica en cuanto a infraestructura de impresión laser existente, lo que eventualmente podría poner en riesgo una parte importante del proceso de integración tecnológica que se venía dando a todos los niveles de la organización.

Solución

El alcance de la solución debía contemplar el proceso de diseño, abastecimiento, Implementación y operación de una solución de impresión que le permitiera a Argos:

• Soportar la salida de documentos laser de su aplicación ERP (Enterprise Planning Resources) Oracle Peoplesoft, a la velocidad requerida por cada proceso de negocio, brindando a la organización altos niveles de productividad, lo cual debería aprovisionarse con una renovación tecnológica como parte del servicio de Outsourcing.
• Obtener los beneficios de contar con un sistema de impresión balanceado, que cubriera adecuadamente los requerimientos en cada uno de los procesos de negocio existentes en la organización (Color para procesos gerenciales y de ventas, Multifuncionales para procesos de bajo volumen, Digitalización de documentos para su posterior consulta, Equipos departamentales con un alto ciclo de trabajo mensual, para lograr consolidación de procesos etc.)
• Disponer de una cobertura de servicios integral con esquemas de contingencia, en la zonas (Norte, Centro, Sur occidente y Nor occidente) donde Argos hace presencia, que asegurara la disponibilidad del servicio cuando, como y en donde se requiriese.
• Contar con indicadores de consumo por usuario y centro de costos, en tiempo real para que permitieran la operación de un ambiente controlado, que redujera al máximo el nivel de desperdicio en la organización.
• Contar con el asesoramiento permanente, de un experto para direccionar nuevos requerimientos, así como lograr la aplicación permanente de las mejores prácticas tendientes a lograr un uso racional de los recursos, por parte de los usuarios de la organización, así como buscar reubicaciones de equipos según la dinámica del negocio tendientes a garantizar la prestación de un buen servicio, evitando paradas o daños no planeados
• Disponer de un respaldo técnico eficaz que lidere adecuadamente la operación diaria (Monitoreo de insumos, mantenimientos preventivos, capacitación a usuarios, resolución de problemas, actualización de software, etc.) que evite impactar los niveles de productividad en la organización.

El diseño de la solución se trabajo sobre la base de la experiencia y conocimiento para elaborar el mejor plan de acción teniendo además conocimiento sobre lo siguiente:

• Todo se debía migrar a tecnología laser, debido a la implementación del nuevo ERP en la nueva organización resultante de la fusión.
• Para establecer de alguna forma un consumo global, Argos suministro la información de costos y consumos de tintas, toner, cartuchos y papel con un promedio de consumo mensual global, basado en consumos reales históricos.
• Argos envió un inventario detallado por planta donde aparecían los modelos exactos de las 574 impresoras, las áreas a las que pertenecían y la cantidad de usuarios que dependían de cada equipo.

Como resultado de lo anterior, Red Colombia ofreció una solución inicial de 380 equipos entre equipos HP nuevos (color, monocromáticos y equipos multifuncionales), equipos HP retomados así como equipos de otras marcas retomados (Matriz de punto y laser).

La solución se distribuyó así:

• La plataforma de impresión propuesta, compuesta por 250 impresoras nuevas, 53 equipos HP retomados, 27 equipos no HP retomados y 50 impresoras matriciales Epson de carro angosto a solicitud de Argos, esto incluye los equipos de Backup a ser utilizados. Al día de hoy se cuenta con 464 impresoras (Incluidas en producción y contingencias)
• Administración del servicio mediante un coordinador de proyecto y 10 técnicos especializados en impresión ubicados en diferentes instalaciones a nivel nacional. Al día de hoy se cuenta con 12 técnicos a nivel nacional
• Gestión del servicio mediante el uso de la herramienta Megatrack considerada State of the art en contabilización de trabajos de impresión, completamente optimizada para plataforma HP
• 14 servidores de impresión en los que además de manejarse las colas de impresión se instala y ejecutan el Megatrack WebJet Admin de HP para la gestión de dispositivos. Al día de hoy se cuentan con 19 servidores a nivel nacional.
• Servicio técnico correctivo y preventivo para impresoras y servidores del servicio.
• Toner, cartuchos, kits de mantenimiento, papelería (Resmas) y repuestos necesarios para el optimo funcionamiento del servicio de impresión y la disponibilidad del mismo.

Beneficios

Gracias al Outsourcing de impresión, ahora se puede contar con información confiable acerca del comportamiento y el volumen de impresión de ARGOS. Se pueden desarrollar campañas de ahorro gracias a los indicadores obtenidos por la plataforma de impresión, esto conlleva a realizar correcciones en tiempos efectivos, la cobertura de las diferentes unidades de negocio se ha incrementado debido a la implementación de equipos multifuncionales de gran volumen por ende lleva a una mayor rentabilidad y productividad de todos los negocios. Productos y servicios involucrados

• Equipos de impresión (HP)
• Servidores (S.O 2003 Server)
• Desktops, e-mail, Internet